Declaraties

Heeft je werkgever of leasemaatschappij toestemming gegeven voor het declareren via de MultiTankcard Next-app? Maak dan een account aan volgens de stappen in de app. Vervolgens kun je via dit account als volgt declareren:

1. Download en open de Next-app.
2. Tik op de tegel ‘Transacties & Declaraties’
3. Tik op de knop ‘Nieuwe declaratie’
4. Selecteer de kostenpost
5. Kies ‘scan’ en maak een foto van de te declareren bon
6. Vul de gevraagde gegevens in en klik onderaan op ‘Indienen’

Je wagenparkbeheerder, werkgever of leasemaatschappij neemt de declaratie in behandeling.

In Mobility Manager > Instellingen > Referenties > Onderhoud staat het e-mailadres van degene die bij indiening van een declaratie een melding ontvangt. Meestal is dit de werkgever, wagenparkbeheerder of leasemaatschappij. Soms is er geen extra stap voor accorderen, maar loopt de declaratie gewoon door. Werkgevers bepalen hoe dit proces is ingericht.

Ga in de Mobility Manager naar je passen en declaraties. Voer hier het kenteken in en kies voor ‘uitvoeren’. Vervolgens kun je per declaratie op het potloodje klikken en de declaratie goed- of afkeuren.

Nee, je kunt een accordering voor een declaratie niet terugdraaien of corrigeren. Controleer elke declaratie daarom zorgvuldig.

Als het niet lukt je declaratie op te voeren, controleer dan of alle gegevens goed zijn vermeld:

• Gebruik een komma en twee decimalen bij de liters en de bedragen (bijvoorbeeld € 12,34)
• Vul voor het bonnummer een niet eerder opgegeven cijferreeks in (let op; deze mag niet met 0 beginnen).

Nee, dit is niet mogelijk. Blokkeer in dit geval de pas op referentie X en vraag een nieuwe pas aan op referentie Y.

Hieronder vind je de stappen rondom declaratie en goedkeuring.

Declaratie

1. Je kunt alleen declareren via een actieve tankpas als je werkgever of leasemaatschappij dit heeft toegestaan.
2. Je kunt alleen producten declareren die je normaal ook zakelijk mag aanschaffen en dit kan tot maximaal 3 maanden na de aanschafdatum.
3. Vul per declaratie een uniek bonnummer in. Let op: deze mag niet met een nul beginnen. Bij decimalen (liters, kWh, euro’s) gebruik je een komma en vul je de twee getallen achter de komma in (bijvoorbeeld: € 12,34).
4. Sluit een foto van de bon bij voor de declaratie (maak bij een pdf- of ander bestand een screenshot of leesbare foto om bij te sluiten).

Goedkeuring

• Elke declaratie moet worden goedgekeurd. Wie de goedkeuring geeft wordt bepaald door je wagenparkbeheerder, werkgever of leasemaatschappij. Na goedkeuring ontvang je binnen 10 werkdagen het bedrag op je rekening.
• In de app vind je de status van je declaratie: ingediend, goedgekeurd of afgekeurd. Zodra een declaratie is verwerkt, staat deze klaar voor goedkeuring en betaling. Hierna verdwijnt de status van de declaratie in de app.

Controleer of je pas actief is en of je het juiste pasnummer hebt gekoppeld in de MultiTankcard Next-app. Als de pas actief is en je gekoppelde pasnummer klopt, ga dan na of het volgende aan de hand kan zijn:

• Je hebt je paslimiet bereikt
  Neem contact op met je leasemaatschappij, wagenparkbeheerder of werkgever.
• Het product dat je wilt declareren mag niet met de pas worden afgerekend
  Als dit wel het geval moet zijn, neem dan contact op met je leasemaatschappij, wagenparkbeheerder of werkgever.
• Je hebt als pashouder geen toestemming om te declareren
  Neem contact op met je wagenparkbeheerder, leasemaatschappij of werkgever wanneer je wel toestemming zou moeten hebben.
• De gegevens in het declaratieformulier zijn niet goed ingevoerd (bijvoorbeeld € 12.34 in plaats van € 12,34) of het bonnummer is al een keer eerder gebruikt
  Controleer op typ- en nummerieke fouten en probeer het opnieuw.
• De datum van de transactie is ouder dan 3 maanden.
  Controleer de datum van de bon en pas deze aan, of neem contact op met je leasemaatschappij, wagenparkbeheerder of werkgever om na te gaan of verlopen declaraties nog via hen worden vergoed.

Heb je op dit moment een declaratie die ingediend moet worden, wacht dan tot je nieuwe pas binnen is om de declaratie opnieuw te doen. Vraag een nieuwe pas aan via je wagenparkbeheerder, werkgever of leasemaatschappij.

De buitenlandse BTW is berekend in het getankte bedrag. MultiTankcard heeft hierin geen mogelijkheid om het bedrag op voorhand te splitsen.

In dit geval is de dienst voor tol of tunnels niet ingeschakeld voor je pas. Neem contact op met je leasemaatschappij of wagenparkbeheerder om dit in te laten schakelen of om een alternatieve oplossing te zoeken.

Krijg je bij het versturen van een declaratie een foutmelding, ga dan na of het volgende aan de hand kan zijn: 

• Je pas was nog niet actief of was geblokkeerd op de opgegeven transactiedatum
• Met de declaratie overschrijd je de paslimiet
• Je probeert een product te declareren dat niet met de pas mag worden afgerekend

Neem contact op met je leasemaatschappij, werkgever of wagenparkbeheerder om bovenstaande te controleren en een oplossing te zoeken.

Foutmelding ‘foutieve code’

Deze foutmelding betekent dat de pin- of CVC-code verkeerd is ingevuld. Controleer de code en probeer het opnieuw.

Foutmelding ‘maximaal aantal pogingen bereikt’

Momenteel is het maximale aantal invoerpogingen bereikt. Controleer alle gegevens goed en wacht 24 uur om de declaratie opnieuw in te dienen.

Foutmelding ‘declaratiebon moet waarde hebben’

Er is in dit geval geen geldig of uniek bonnummer herkend. Controleer of je een uniek bonnummer hebt ingevuld (let op: deze mag niet met 0 beginnen).

Foutmelding ‘prijs per eenheid moet op de transactiedatum tussen min- en meerprijs liggen’

Deze melding wordt getoond bij declaratie van het verkeerde product. Pas het product aan en probeer het opnieuw.

Foutmelding ‘nummerieke waarde’

Gebruik een komma en twee decimalen bij de liters en de bedragen (bijvoorbeeld € 12,34). Bij de optie bonnummer vul je een uniek bonnummer in, bestaande uit cijfers (let op: dit nummer mag niet beginnen met 0).

Ga via Instellingen naar contactpersonen. Kies hier voor ‘nieuw’, vul een naam in en volg de stappen tot en met ‘opslaan’.