Er zijn steeds meer bedrijven die wel oren hebben naar een mobiliteitsbudget, ofwel een vaste reiskostenvergoeding. Het maakt werknemers flexibel en het kan de werkgever geld en gedoe besparen. Hoe werkt het?
Met een mobiliteitsbudget krijgen werknemers een vast bedrag per maand om al hun reiskosten mee te dekken. Ze zijn zo zelf verantwoordelijk voor de kosten. Blijft er aan het eind van de maand geld over? Dan is dat een leuk extraatje voor de werknemer. Maar moet er geld bijgelegd worden? Dan wordt dat uit eigen zak betaald.
Het meest gehoorde voordeel van het mobiliteitsbudget is de flexibiliteit die het de werknemer geeft. Waar de een behoefte heeft aan een comfortabele auto, zet de ander in op een uitgebreid OV-abonnement in combinatie met een elektrische fiets. De hoogte van het mobiliteitsbudget verschilt meestal per werknemer.
Bedrijven die voornemens zijn om een mobiliteitsbudget in te stellen, doen er goed aan om eerst de huidige mobiliteitsuitgaven in kaart te brengen. Denk aan de kosten van het wagenpark, OV-abonnementen, taxikosten en parkeerbonnen. Vervolgens is het zaak om de hoogte van het mobiliteitsbudget te bepalen. Het is niet gangbaar om alle werknemers eenzelfde budget toe te kennen. De een woont immers verder van het werk dan de ander, en collega’s die vaak klanten bezoeken, zullen een hoger mobiliteitsbudget nodig hebben dan collega’s die alleen op kantoor werken. Dit is op te lossen door het budget te verdelen in twee delen. Een vast deel voor alle werknemers, plus een variabel deel, afhankelijk van het aantal gereden zakelijke kilometers of het aantal zakelijke afspraken.
Los van de flexibiliteit heeft een mobiliteitsbudget nog meer voordelen.
Voordelen voor de werkgever
Voor werkgevers is het grote voordeel dat de mobiliteitskosten makkelijk te managen zijn. Veel kosten zijn vooraf vastgesteld en kunnen niet overschreden worden. Ook ben je af van lastige contracten en kleine lettertjes. Daarnaast zit je niet vast aan meerjarige leasecontracten. Als een werknemer uit dienst treedt, blijf je als werkgever niet met een extra leaseauto zitten. Ook prettig: werknemers met een mobiliteitsbudget zullen zakelijke reizen die niet écht noodzakelijk zijn sneller vermijden, en houden zo meer tijd over voor hun werkzaamheden. Lekker efficiënt!
Voordelen voor de werknemer
Voor werknemers is de eerder genoemde flexibiliteit een groot voordeel. Ze kunnen elk moment kiezen voor een ander transportmiddel. Staan er lange files? Dan is het OV sneller. Wisselstoring? Dan pak je de auto. Of de fiets of taxi natuurlijk. Ook financieel kan een mobiliteitsbudget aantrekkelijk zijn. Wie aan het eind van de maand nog geld in het mobiliteitspotje heeft zitten, mag dat zelf houden.
Voordelen voor het milieu
Ook het milieu kan baat hebben bij het groeiend aantal mobiliteitsbudgetten. Dat komt doordat werknemers doorgaans beter over hun zakelijke kilometers nadenken. Men neemt niet meer de auto of de trein ‘omdat de baas toch wel betaalt’. Het wegvallen van zo’n perverse prikkel kan een hoop CO2-uitstoot schelen. Nog zo’n wegvallende prikkel: werknemers profiteren niet meer van kilometervergoedingen die hoger zijn dan de variabele kostprijs. Ze zullen daardoor vaker kiezen voor bijvoorbeeld de fiets, of een videomeeting.
Nadelen zijn er ook. Werknemers zonder leaseauto zullen bijvoorbeeld de kosten voor brandstof en onderhoud zelf moeten betalen. Bovendien is er altijd het risico dat zij hun maandelijks budget overschrijden. Wanneer dat structureel gebeurt, is een gesprek met de werkgever op zijn plaats.
Voor werkgevers kan het nadelig zijn dat zij een vast bedrag per maand uitkeren, bijvoorbeeld wanneer het personeel vaak thuiswerkt zoals we tijdens de coronacrisis zien. Bovendien zullen werknemers zoals gezegd eerder geneigd zijn zakelijke afspraken te vermijden, terwijl de werkgever juist veel waarde aan kan hechten aan persoonlijk contact met klanten en relaties.
Een mobiliteitsbudget kan bruto of netto worden uitgekeerd. Voor werkgevers is de bruto-optie administratief het gemakkelijks. Er moet dan over het hele bedrag loonbelasting worden betaald. Wanneer het mobiliteitsbudget netto wordt uitgekeerd, zijn bepaalde kosten voor uitbetaling al verrekend.
Op fiscaal gebied zijn er bij een mobiliteitsbudget enkele vrijstellingen mogelijk. Zo is het voor gebruikers van een privéauto mogelijk om €0,19 per zakelijke- en woon-werkkilometer te laten vergoeden. Als werknemer merk je hier weinig van, maar werkgevers kunnen deze kosten van de winst aftrekken. Om hier gebruik van te maken, moet je van alle zakelijke ritten een registratie bijhouden. Dit geldt niet voor woon-werkverkeer. Voor de BTW zijn dat namelijk privé-kilometers.
Een ander fiscaal voordeel kan behaald worden via de werkkostenregeling. Afhankelijk van de totale loonsom is 1,2- of 1,7% van de loonsom vrijgesteld van loonheffing. Je kunt er als werkgever voor kiezen om een gedeelte van het mobiliteitsbudget onbelast uit te keren.
De mobiliteitspassen van MultiTankcard lenen zich goed voor een mobiliteitsbudget. Een MultiTankcard is persoonsgebonden, net als het mobiliteitsbudget. MultiTankcard geeft een helder overzicht van de mobiliteitsuitgaven van werknemers. Met de kaart wordt het nog makkelijker het mobiliteitsbudget te beheren: werknemers kunnen er al hun reiskosten mee afrekenen.
Heeft u vragen over het mobiliteitsbudget in combinatie met MultiTankcard? Neem contact op met sales@mtc.nl of bel naar 023-5620988.