Als wagenparkbeheerder moet je veel bordjes hooghouden. Zowel organisatorisch, financieel als operationeel vergt een wagenpark veel tijd en deskundigheid. 8 tips voor een gezond wagenpark.
Een goed beheer van het wagenpark draagt bij aan het rendement van het bedrijf. Maar de administratie van een wagenpark kan complex zijn. Een wagenparkbeheerder verwerkt facturen, tankbeurten, bekeuringen, houdt zich aan een onderhoudsplan en schakelt bij schade met de garage. Voor een groot wagenpark is het verstandig om de taken van dit zogeheten fleetmanagement uit te besteden. Wil je het graag zelf doen, dan biedt de pas van MultiTankcard uitkomst. Die registreert het brandstof- of energieverbruik en de kilometerstand van de wagens in het wagenpark. In een handomdraai heb je alle gegevens op een rij en behoud je het overzicht.
Voor het terugvragen van de btw op zakelijke ritten vraagt de belastingdienst om een sluitende kilometerregistratie. Met een voertuigvolgsysteem in de wagens heeft de wagenparkbeheerder alle ritten overzichtelijk op een rij. Dit systeem registreert het aantal kilometers, de afstand en waar de auto heeft gereden. Door een voertuigvolgsysteem aan MultiTankcard te koppelen kun je het CO₂-verbruik zien, tankpasfraude voorkomen en heb je inzicht in het rijgedrag van je medewerkers. Aansturen op een betere rijstijl kan veel kilometers – en dus kosten – besparen.
Tankbeurten zijn een grote kostenpost. Afhankelijk van de locatie kun je soms al ruim vijftien cent per liter besparen. Zelfs met een klein wagenpark kan je dat al snel duizenden euro’s besparen. Met de tankpas van MultiTankcard kunnen medewerkers overal tanken, óók bij de onbemande stations. Dit bespaart kilometers aan omrijden. Ook kun je op een tankkaart uitsluiten dat medewerkers op de snelweg of in het buitenland kunnen tanken. Dat scheelt aanzienlijk in kosten. Dit geldt ook voor elektrische auto’s, waarbij laden langs de snelweg een stuk duurder is.
Een wagenparkbeheerder kan wagens in het wagenpark kopen, leasen of poolen. De meeste bedrijven kiezen ervoor om hun wagenpark te leasen of te poolen – of een combinatie van beide. De meeste auto’s rijden op benzine of diesel, maar steeds meer wagenparkbeheerders kiezen voor elektrische voertuigen. Overweeg ook om een mobiliteitsbudget mee te nemen in het aanbod. Vooral werknemers die in de stad wonen, kiezen hiervoor. Zorg bij de keuze ook voor compacte wagens. Die rijden zuiniger, en niet iedereen weet grote voertuigen goed door kleine straatjes te manoeuvreren. Een schade is dan sneller gemaakt.
Verduurzaming staat bij steeds meer bedrijven op de agenda. Een traditioneel wagenpark heeft grote invloed op de CO₂-uitstoot. Met elektrische voertuigen kun je deze uitstoot aanzienlijk verminderen. Een wagenparkbeheerder kan in samenspraak met de directie elk jaar enkele benzineauto’s omwisselen voor een elektrische variant. Een elektrische auto is duurder in de aanschaf maar zal uiteindelijk meer financiële voordelen opleveren. Afgezien van de belastingvoordelen bespaar je fors op de brandstofkosten.
Een wagenparkbeheerder is verantwoordelijk voor de veiligheid van zijn of haar medewerkers. Het is dus belangrijk om de auto’s zorgvuldig te onderhouden en op tijd te controleren op mankementen. Een klein defect kan immers uitgroeien tot een grote kostenpost. Een planning met de garage of onderhoudsmonteur is voor een veilig en efficiënt wagenpark essentieel. Neem in het onderhoudsplan in ieder geval de apk op, de bandenwissel en eventueel de kleine en grote beurt. De laatste twee zijn niet verplicht, maar zorgen wel voor langere levensduur van de wagens. Met de garage is het vaak mogelijk te onderhandelen over de prijs van de onderhoudsbeurten.
Het kan natuurlijk altijd gebeuren dat er een defect aan een wagen optreedt. Voor reparaties is het verstandig om een garage in de buurt van het kantoor te kiezen. Zo kunnen medewerkers bij een defect de auto wegbrengen en daarna makkelijk op kantoor komen. Dit kan alles bij elkaar heel wat verloren werkuren schelen. Het uitvoeren van het onderhoudsplan en het verwerken van de facturen van reparaties kan tijdrovend zijn. Grote bedrijven hebben vaak een fleetmanager in dienst die deze taken op zich neemt.
Wagens kunnen schade oplopen door toedoen van de bestuurder. Leg daarom vast wie de schade betaalt en hoe hoog het eigen risico is. Een open gesprek met de medewerkers kan helpen om de reden van de schade te achterhalen. Vaak is zo’n gesprek voor de brokkenpiloot een extra stimulans om in het vervolg beter op te letten. Krijg je te maken met veel schades binnen een wagenpark, dan kan een schadepreventie-adviseur helpen. Deze geeft advies over het beleid. Bijvoorbeeld over het afnemen van een rijtest onder medewerkers of het plaatsen van achteruitrijcamera’s in de wagens.
De wagenparkbeheerder krijgt meestal via de leasemaatschappij bekeuringen van het wagenpark binnen. Veel bedrijven kiezen ervoor dit bedrag op het salaris van de overtreder in te houden. Voorkom onenigheid met de werknemer, en zorg voor een autoregeling met de regels over bekeuringen.
MultiTankcard biedt bedrijven optimaal beheer- en gebruiksgemak met alle kosten in één overzicht. Met de pas kunnen werknemers overal tanken, elektrisch laden, parkeren of van het OV gebruikmaken. Interesse in de mogelijkheden voor uw klanten of medewerkers? Neem contact op met sales@mtc.nl of bel naar 023-5620988.